三、知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的管理

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)工作的開展，離不開知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)。知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的代理服務(wù)質(zhì)量的好壞，從一定程度上可以直接影響著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)工作的質(zhì)量。

截止到2011年2月底，中國專利代理機(jī)構(gòu)已達(dá)801家，如何從眾多的代理機(jī)構(gòu)中選擇一個適合企業(yè)自己的代理機(jī)構(gòu)，是所有開展知識產(chǎn)權(quán)工作的企業(yè)都要面臨的問題。解決這個問題至少應(yīng)從以下三個方面入手：

1、知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的選用

(1)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)

企業(yè)在選擇代理機(jī)構(gòu)時，需根據(jù)自身的知識產(chǎn)權(quán)代理需求進(jìn)行選擇。若僅僅涉及國內(nèi)部分，則對代理機(jī)構(gòu)不用過分地關(guān)注代理機(jī)構(gòu)的涉外經(jīng)驗。而企業(yè)產(chǎn)品、技術(shù)涉及國外市場，應(yīng)重點選擇涉外經(jīng)驗較豐富的代理機(jī)構(gòu)，可以幫助企業(yè)選擇合適的申請路徑并節(jié)約申請費(fèi)用。

(2) 代理機(jī)構(gòu)軟件條件

A、體系條件

知識產(chǎn)權(quán)代理服務(wù)是一個系統(tǒng)工程，涉及多個方面的內(nèi)容，代理機(jī)構(gòu)只有具備良好的流程管理，才能從真正的意義上完成好客戶委托的案件。

如專利代理業(yè)務(wù)，一項發(fā)明專利從申請到授權(quán)一般要經(jīng)歷2～3年的時間，期間可能涉及新申請的撰寫、補(bǔ)正、答復(fù)OA、駁回、復(fù)審、授權(quán)等類似的中間環(huán)節(jié)，僅時限一項就會涉及50個左右，如果沒有好的流程進(jìn)行控制，極可能會出現(xiàn)遺漏時限的情況，而導(dǎo)致申請被駁回或視撤，致使權(quán)利喪失的情況。

眾所周知，代理行業(yè)人員流動率大，在這種環(huán)境下如果沒有完整的質(zhì)量管理體系，代理機(jī)構(gòu)的質(zhì)量完全掌握在代理人手中；一旦出現(xiàn)代理人的流失，案件質(zhì)量就可能會有較大的起伏。

B、人員條件

因為知識產(chǎn)權(quán)代理服務(wù)的實施者即代理人，因此代理人專業(yè)素質(zhì)的高低是影響代理質(zhì)量好壞的關(guān)鍵因素之一。企業(yè)在選擇代理機(jī)構(gòu)時，應(yīng)對代理機(jī)構(gòu)中將要代理本企業(yè)案件的代理人的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗和代理經(jīng)驗進(jìn)行了解。

(3) 代理機(jī)構(gòu)的硬件條件

A、代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)

客戶委托代理機(jī)構(gòu)的實施案件，不單是撰寫或準(zhǔn)備文件的工作，需要涉及到后續(xù)內(nèi)容還有很多，如專利案件基本信息的管理、客戶信息的管理、案件時限的管理、客戶特殊要求的管理等等；因此，完善的業(yè)務(wù)系統(tǒng)也是代理機(jī)構(gòu)向客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)之一。

B、代理機(jī)構(gòu)的信息安全

眾所周知，專利申請、商標(biāo)注冊都可能直接涉及到企業(yè)的核心技術(shù)和商業(yè)秘密，對于企業(yè)來說是至關(guān)重要的。因此在選擇代理機(jī)構(gòu)時，代理機(jī)構(gòu)的信息安全的保障能力也應(yīng)是企業(yè)考察的內(nèi)容之一。

(4)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展理念和歷史

中國目前發(fā)明專利授權(quán)后維持周期一般是在4～5年，這樣計算的話，一個“發(fā)明專利”從申請到授權(quán)，再到權(quán)利周期結(jié)束，一般需要6～8年的時間。因此，代理機(jī)構(gòu)的存活周期對于企業(yè)來說也是非常重要的，代理機(jī)構(gòu)如果沒有長期服務(wù)于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的理念和發(fā)展計劃，必定不能為企業(yè)提供長期的、穩(wěn)定的并保證質(zhì)量的知識產(chǎn)權(quán)代理服務(wù)。

2、知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的評價

知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)評價周期包括：月份評價、季度評價和年度評價

月份評價：適合企業(yè)有大量案件委托某個代理機(jī)構(gòu)時進(jìn)行。企業(yè)可以對整體案件的流程和實體質(zhì)量做總體評價。

季度評價：企業(yè)可以匯總每季度代理機(jī)構(gòu)在代理業(yè)務(wù)處理過程中所發(fā)生的問題，反饋給代理機(jī)構(gòu)，由代理機(jī)構(gòu)針對問題提出整改計劃實施內(nèi)部改進(jìn)。

年度評價：企業(yè)可以匯總整個年度中代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)提供數(shù)據(jù)，包括處理的案件量、案件按時交付率、賬單的準(zhǔn)確性等等，進(jìn)行綜合的分析和評價。

3、知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的溝通

（1）企業(yè)與知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)的溝通方式

面談：適合企業(yè)遇到典型與重點案件處理。

電話溝通：適合就個案中的具體問題或比較緊急事宜的處理。

電子郵件：適合咨詢類/告知類的事宜。

（2）企業(yè)與知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)有效溝通渠道的建立

企業(yè)與知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)之間應(yīng)建立一種聯(lián)絡(luò)的立體架構(gòu)，以方便企業(yè)在遇到知識產(chǎn)權(quán)代理方面的問題時，可以在最短的時間內(nèi)聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理和解決。其宗旨就是最大限度的降低因溝通上的問題，而延誤案件處理的可能性。

四、知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)外包

對于一些中小型企業(yè)而言，在自身還不具備知識產(chǎn)權(quán)管理能力的情況下，通過知識產(chǎn)權(quán)管理的外包來實現(xiàn)對企業(yè)自身知識產(chǎn)權(quán)的管理，也不失為一種很好的辦法。